Poem Booth-dashboard · VOUW B.V.
Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026
Dit beleid legt uit hoe VOUW B.V. omgaat met persoonsgegevens in het Poem Booth-dashboard op book.poembooth.com (het "dashboard"), ook met de gegevens die het van Google krijgt als een hub Google Agenda koppelt.
Het dashboard wordt beheerd door VOUW B.V., handelend als Poem Booth, Krugerplein 4-1, 1091 KX Amsterdam. KvK 80932932, btw NL861856703B01. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in dit beleid.
Vragen, verzoeken en klachten: contact@poembooth.com.
Het dashboard is het werkgereedschap achter Poem Booth: ons team, hubmanagers en chauffeurs beheren er boekingen van Poem Booth-fotobooths voor evenementen, plannen het afleveren, begeleiden en ophalen van de booths, en sturen de booths zelf aan. Het wordt gebruikt door mensen met een account; het is geen consumentenapp.
We gebruiken deze gegevens alleen om boekingen uit te voeren, het werk te plannen en de dienst te leveren, om te factureren en om aan wettelijke plichten te voldoen. De grondslagen zijn de uitvoering van een overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang bij het leveren van de dienst, en wettelijke plichten (zoals het bewaren van facturen).
Een hubmanager of super admin kan een Google-account aan het dashboard koppelen, zodat de planning van de hub in een Google-agenda komt en chauffeurs voor hun ritten worden uitgenodigd. Dat is optioneel; er wordt niets gekoppeld tenzij die persoon inlogt bij Google en toestemming geeft.
Waar we toegang toe krijgen, met de toestemming die de gebruiker geeft op het toestemmingsscherm van Google:
Andere agenda's van het account lezen, bewaren of gebruiken we niet, en afspraken in de gekozen agenda die het dashboard niet zelf heeft gemaakt, worden genegeerd en niet bewaard.
Waarvoor we het gebruiken: alleen om de planningsagenda van de hub bij te houden en in het dashboard te tonen of een chauffeur de uitnodiging heeft geaccepteerd. De afspraken bevatten de opdracht (naam van het evenement, plaats, tijden en planning), de naam van de chauffeur en links naar de opdracht in het dashboard.
Wat we bewaren: het gekoppelde Google-e-mailadres; het id en de naam van de gekozen agenda; een OAuth-refreshtoken, versleuteld met AES-256-GCM voordat het wordt opgeslagen; en per planningsafspraak het id bij Google, het e-mailadres van de gast en diens antwoord (geaccepteerd, afgeslagen, misschien of nog geen antwoord).
Delen: we verkopen Google-gebruikersgegevens niet en delen ze met niemand, behalve: de gekozen agenda wordt, op eigen keuze van de gebruiker, alleen-lezen gedeeld met de hubmanagers en beheerders van die hub; chauffeurs krijgen van Google de uitnodiging voor hun eigen ritten; en onze verwerkers slaan het dashboard op en laten het draaien (zie punt 6). We gebruiken Google-gebruikersgegevens niet voor advertenties, geven ze niet door aan databrokers of informatiehandelaren, gebruiken ze niet om kredietwaardigheid te bepalen of voor leningen, en gebruiken ze niet om modellen voor kunstmatige intelligentie of machine learning te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.
Beperkt gebruik (Limited Use): Poem Booth's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.
Bewaren en verwijderen: we bewaren deze gegevens zolang de hub gekoppeld is. Klikt de gebruiker in het dashboard op "Ontkoppelen", dan trekken we het token bij Google in en verwijderen we het token, het e-mailadres van het account en de bewaarde afspraakgegevens meteen. De afspraken die al in de Google-agenda staan, blijven daar staan, omdat ze in het eigen account van de gebruiker zitten; de gebruiker kan ze of de agenda in Google verwijderen. De toegang kan ook altijd worden ingetrokken op https://myaccount.google.com/permissions; het dashboard werkt de agenda dan niet meer bij. Wil je de bewaarde gegevens laten verwijderen zonder het dashboard, mail dan contact@poembooth.com.
Al het verkeer naar het dashboard is versleuteld (HTTPS). De toegang hangt af van de rol: chauffeurs zien alleen hun eigen ritten, hubmanagers alleen hun hub. De database dwingt die regels zelf af (row level security). Google-tokens zijn versleuteld met een sleutel die apart van de database wordt bewaard en worden alleen door de server gebruikt; ze gaan nooit naar een browser.
We hebben afspraken met onze verwerkers. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de EU of een adequaatheidsbesluit.
Accountgegevens bewaren we zolang het account bestaat, boekings- en planningsgegevens zolang nodig is om de dienst te leveren en te factureren, en facturen zo lang als de wet vraagt (zeven jaar in Nederland). Google-gebruikersgegevens: zie punt 4.
Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens, om beperking van het gebruik, je kunt bezwaar maken, of een kopie vragen in een gangbaar formaat. Mail contact@poembooth.com; we antwoorden binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
We werken dit beleid bij als het dashboard persoonsgegevens of Google-gebruikersgegevens anders gaat gebruiken, en passen de datum bovenaan aan. Verandert het gebruik van Google-gebruikersgegevens, dan laten we dat de gekoppelde gebruikers weten voordat het ingaat.
Poem Booth-dashboard · contact@poembooth.com